【業務効率化に期待！】DropboxからGoogle Workspaceへ年末年始の引越し
年末年始、長年愛用したDropboxからGoogle Workspaceへ移行してみました。単なるコスト削減（サブスク断捨離）を超えた、「AI時代の新しい働き方への投資」という視点での移行です。
面倒だとは想像していたデータ移行。整理整頓って大事だなと実感しました。
はじめに：なぜ今、Googleへ統合するのか？
長年、ストレージサービスはDropboxでした。
シンプルで高速、そして何より「クラウドストレージ」として優秀だったからです。しかし、生成AIの波が押し寄せる今、クラウドストレージに求められる役割が変わりつつあると感じました。
データをただ「保管」するのではなく、AIに「読ませて、働かせる」場所にする。
そのために、Google Workspaceへの完全移行を決意しました。
目的は2つ。
散らばったサブスクの断捨離と、Geminiを活用した業務効率の最大化です。
いざ！「デジタル引越し」。
しかしそこで私を待ち受けていたのは、ファイル形式の違いでも、同期エラーでもありませんでした。もっと人間臭く、厄介な壁だったのです。
ちなみに過去の断捨離はこちら↓
想定外の壁：移行を阻む「思い出」という重力
家の引越しや大掃除の最中、ふと出てきた古いアルバムに見入ってしまい、作業が完全にストップした経験はありませんか？
デジタル空間の移行でも、全く同じことが起きました。
仕事のドキュメントやスプレッドシートの移行は、驚くほどスムーズでした。しかし、フォルダの奥底に眠っていた「プライベートなデータ」が、私の足を止めたのです。
娘の写真、ピアノコンクールの動画
Dropboxを契約した当初、私は「とりあえず全部ここに入れておけば安心」と考え、仕事のデータも家族の写真も、フォルダ分けはしていますが、同じ場所に放り込んでいました。
今回の移行でそれらを整理しようとした瞬間、私の手は止まりました。
幼い頃の娘の写真、緊張した面持ちで挑んだピアノコンクールの動画。
「この動画、バックアップ取ってあったかな？」
「あ、これ懐かしい」
気がつけばそれなりの時間が経過し、移行作業（進捗）はゼロ。
行動経済学では、一度手に入れたものの価値を高く見積もりすぎて手放せなくなる心理を「保有効果」と呼びますが、まさに思い出という付加価値がついたデータは、強力な重力を持っていました。
仕事の効率化のために、プライベートな思い出の管理に時間を奪われていては本末転倒だと思いましたが、年末年始だし「まぁいいか」とダラダラ作業を進めました。
解決策：「場所」を分け、役割を定義する
膨大なプライベートなデータがあったので、この移行を機にGoogleドライブはあくまで「仕事のオフィス」にすることにしました。
では、写真はどうするの？動画はどうするの？となります。
1. 写真はAmazon Photosへ
写真は、Amazon Photosへ集約することにしました。
以前から一部利用していましたが、今回は徹底的に移行。Amazonプライム会員であれば、写真は無制限で保存できます。
これにより、容量を圧迫していた数万枚の画像データが、仕事の領域から消えました。「保管庫」としての役割は、すでにサブスク契約しているAmazonに任せる。これぞ「あるもので済ませる」断捨離の極意です。
2. 動画はYouTube（非公開・限定公開）という選択
一番の悩みどころだったのが、容量を食う「動画データ」です。
クラウドの容量を追加購入すれば解決しますが、それでは「サブスク断捨離」の目的に反します。
そこで私が選んだのは、YouTubeへの「非公開」アップロードです。
ピアノコンクールの動画などは、誰かに見せるためではなく、記録として残したいもの（見せるとしても近しい人）。YouTubeなら容量無制限で、しかもスマホからいつでも手軽に見返せます。
「ファイル」として持っておくことに拘らず、「視聴できる状態」にあれば良いと割り切ることで、数百ギガバイト級のデータをGoogleドライブから手放すことができました。
※注：YouTubeはあくまで動画共有プラットフォームです。著作権を含む動画の扱いや、将来的な規約変更のリスクを理解した上での活用をお勧めします。個人的には、安全なのはローカルで物理的に保存、だとは思うのですが、そんなことも言ってられずに移行しています。
インサイト：「保管庫」から「作業場」へ
こうして、私のGoogleドライブにはほぼ「純粋な仕事のデータ」だけが残りました。
すると、どうでしょう。Google WorkspaceとGeminiの真価が発揮され始めたのです。
AIがコンテキストを理解する
これまでは、Dropboxにある資料をわざわざダウンロードし、ChatGPTなどに読み込ませていました。しかし、Google Workspace上にデータがあれば、Geminiがドライブ内のドキュメントを直接参照し、要約や提案をしてくれます。
ストレージはもはや、ファイルを眠らせておく「倉庫」ではありません。AIという優秀な秘書が、いつでも資料を取り出せるように整備された「作業デスク」なのです。
移行したばかりなので、さほど恩恵は受けていませんが、今後に期待です。
思考のスイッチングコストを下げる
メール、カレンダー、ドキュメント、そしてストレージ。これらがGoogleという一つのIDで統合されたことで、アプリを行き来する手間が減りました。
「あのファイルどこだっけ？」と探す時間、複数のサブスクリプションの管理画面を行き来する時間。これら微細な「認知的負荷」を取り除くことこそが、本当の意味での業務効率化だと実感しています。
まとめ：断捨離とは、未来を選ぶこと
DropboxからGoogle Workspaceへの移行は、単なるツールの変更ではありませんでした。それは、情報の「所有」に固執する古い自分から、AIを活用して情報を「使い倒す」新しい自分へのアップデート。
もし、複数のクラウドサービスやサブスクに追われ、どこに何があるか分からなくなっている方がいるのならば。
一度立ち止まって、デジタルの「大掃除」をしてみませんか？
大変なのは、ファイルの移動そのものではなく、「思い出に見入ってしまう自分」との戦いかもしれないので、時間に余裕を持って作業した方が良いかもしれません。
まだ、これからどんな不都合が起きるかわかりませんが、スッキリした年末年始。
データはもちろん、身の回りの整理整頓って大切だなぁと実感しました。